يتعين على المصالح العمومية والمؤسسات اعداد جداول مدد استبقاء لوثائقها حتى تستطيع أن تتصرف بصفة ناجعة في الوثائق وفي المحلات وفي المعدات وفي الأعوان.

إن تطبيق جداول مدد الحفظ يضمن مردودية أفضل وتصرف أنجع فهو يمكن من :

  التخفيض من حجم الوثائق وهو ما يعني ربحا للفضاء واقتصادا في أثاث الترتيب والحفظ.
   يضمن سيولة الوثائق بين الفترة النشطة والفترة شبه النشطة.
   يمكن من تفادي تكدّس الوثائق التي لم تعد صالحة لا للإدارة ولا للبحث.
   يحمي الوثائق ذات الصبغة السرية.
   يحفظ بشكل جيد الوثائق الهامة ويحمي التراث الوطني.

إن جدول مدد استبقاء الوثائق هو أداة تصرف مندمجة في العمل الإداري وتضم مختلف قواعد الحفظ التي تتبناها الإدارة لعقلنة التصرف في أرشيفها.

جداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية
(قرار الوزير الأول المؤرخ في 3 أكتوبر 2000)

تحتوي هذه الجداول على مجموع القواعد التي تحدد مراحل حياة كل وثيقة أو ملف منذ نشأته وحتى مصيره النهائي. فهو يبين بالنسبة لكل وثيقة أو ملف :
  الفترة التي يتعين أن يبقى فيها بمكتب الموظف أو العون الذي يستعمله في النشاط الجاري.
  الفترة التي يحفظ فيها بمصلحة الأرشيف الإنتقالي.
  المصير النهائي بعد انتفاء حاجة الإدارة إليه فإما الحفظ الدائم أو الإتلاف.

لقد شملت جداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية وثائق التصرف وانبنت على المبادئ المبينة أعلاه. وقد مكن تطبيقها في بعض الوزارات والمؤسسات من ربح للفضاءات والمحلات.