يعتبر التحديد الشامل للملفات والوثائق عملية ضرورية لإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق. ويعني هذا الأمر بالنسبة لكل هيكل أو مصلحة وضع قائمة لمجمل الوثائق والملفات التي يتداولها والحصول على تقدير أولي لقيمتها.

إن هذا العمل ضروري لوضع فهرس الملفات والوثائق النموذجية. ويشمل هذا الفهرس كل الملفات المرشحة لتكون ضمن جداول مدد استبقاء. كما يحتوى على الوثائق المكونة لكل ملف.