|
لماذا نظام التصنيف ؟
إن أهم إيجابيات نظام التصنيف هي التالية : على المدى القصير والمتوسط يمكّن نظام التصنيف من :
 السرعة في ترتيب الوثائق.
السرعة في التعرف على الوثائق والملفات.
المزيد من النجاعة في حفظ الوثائق وحماية ما تحتويه من معلومات.
تمكين الإدارة من أخذ القرار الملائم والسريع والناجع اعتمادا على الاستغلال الأقصى للمعلومات التي تحتويها الوثائق والملفات.
التقليل من الإنعكاسات السلبية التي تحدث عند تغيير الأعوان.
مضاعفة نجاعة العمل الإداري. على المدى الطويل :
السرعة في التعرف على الوثائق المحفوظة حفظا دائما والتي يمكن إتاحتها للإدارة أو للباحثين.
حفظ التراث الوطني.
حماية الذاكرة الجماعية من التلف والإضمحلال. إن نظام التصنيف هو بناء هرمي منطقي يتيح الترتيب والتعرف على الوثائق والملفات. فهو يعني التعرف على العناصر المتشابهة وتجميعها حسب وظائفها أو طبيعتها أو هيكلتها أو محتواها. نظام تصنيف الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية (قرار الوزير الأول المؤرخ في 29 ديسمبر 2001) : لقد تم وضع هذا النظام اعتمادا على ضبط التفريعات الرئيسية حيث تغطي مجمل الوظائف بكيفية تجعل لكل وظيفة أو ملف موقعا داخل هذه المنظومة.
إن مزيّة هذا النظام الرئيسية هو كونه لا يرتبط بالتنظيم الهيكلي للإدارة المعنية ولا يتأثر بالتغييرات التي تطرأ عليه.
يعتمد هذا النظام على بناء هرمي منطقي ومرن ينطلق من مبدأ "العام" إلى "الخاص" ويمكن أن يصل إلى مستوى أربع تفريعات للوظيفة الواحدة حسب الحاجيات الخصوصية أو إن اقتضى حجم الوثائق ذلك ويقترن التنظيم الهرمي بنظام للترميز يسند لجميع الأصناف والأقسام وهي بمثابة المعرف لأي وحدة من وحدات التقسيم وهي التي ستجعل كل تفريع يتفرّد عن غيره.
ويمكن اعتماد ثلاثة مستويات لتفريع الصنف الرئيسي فيكون التقسيم كالآتي : 
هكذا تنقسم الأصناف الرئيسية حسب الحاجة إلى عدة مستويات ويكون عدد مستويات التقسيم مرتبطا بمدى تشعب الوظيفة ودرجة تعقيدها. فكلما كانت الوظيفة معقدة كلما زادت مستويات التقسيم التي هي في نهاية الأمر تكريس لشمولية النظام التصنيفي وتغطيته لمجمل وثائق وملفات الإدارة المعنية.
إن نظام تصنيف الوثائق المشتركة مبني على هذه الأسس ويتصف بالمرونة والتدرج مثال : 3000 : التصرف في الموارد المالية
3100 : اعداد الميزانية
3170 : تغييرات في الميزانية
3171 : طلب اعتمادات إضافية كما يحتوي نظام التصنيف على كشاف يتيح التعرف السريع على موقع الوظائف وتفريعاتها فهو يعتمد على ترتيب ألفبائي ويمكن أن تقرن بعض الواصفات بإحالات آن اقتضت الحاجة ذلك.
|
