L’identification exhaustive des dossiers et des documents est une opération indispensable pour pouvoir élaborer le calendrier des délais de conservation. Il s’agit de dresser pour chaque organe/service, l’ensemble des documents et dossiers qu’il détient et à obtenir une première évaluation de leur importance.

Cette opération est nécessaire pour l’établissement du répertoire des dossiers / documents types. Ce répertoire permet d'identifier chaque document candidat à intégrer le calendrier de conservation et d'indiquer les pièces qui le constituent.