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Systèmes de classification

Quelle est l’utilité du plan de classification pour les administrateurs  et les utilisateurs ?

Les principaux avantages sont les suivants :

Avantages à court et à moyen termes

  •  Accélérer le classement des documents en ayant un système de classification et de rangement des documents quel que soit leur support (papier, disquettes, etc…) ;
  • Accélérer le repérage des documents ;
  • Accroître la protection des documents et de l’information qu’ils contiennent : savoir où sont les documents de l’organisme, parce qu’ils sont bien rangés, permet d’appliquer des mesures adéquates de sécurité (par exemple pour l’accès à des renseignements confidentiels) ;
  • Permettre une prise de décision et des actions plus rapides et efficaces, s’appuyant sur une utilisation maximale des documents et de l’information qu’ils contiennent ;
  • Diminuer l’impact du renouvellement du personnel dans l’organisme et permettre la continuité des opérations ;
  • Accroître l’efficacité administrative de l’organisme dans la bonne marche de ses opérations.

Avantages à long terme

  •  Accélérer le repérage des documents à conservation permanente, qui seront consultés :

- tant par les administrateurs de l’organisme pour des fins administratives ; 

- que par les chercheurs pour des fins historiques.

  •  Permettre de protéger et d’avoir accès au patrimoine documentaire tunisien afin de documenter les activités de l’Etat et de ses institutions à travers le temps ;
  • Sauvegarder la mémoire des institutions publiques à des fins historiques.

Le plan de classification est une structure hiérarchique et logique permettant la classification, le classement et le repérage de pièces d’archives ou d’ensembles documentaires. Il s’agit d’identifier et de regrouper des éléments semblables, d’après des caractéristiques communes par fonction ou par sujet selon leur nature, leur structure ou leur contenu.

Le plan de classification des documents communs : 

 

(Arrêté du Premier ministre du 29 décembre 2001)

Ce plan est organisé en fonction de grandes catégories qu’on appelle "classes". Chaque grande catégorie permet de regrouper des documents de même nature selon les fonctions de l’organisme.

L’avantage de ce genre de classification est que ces fonctions sont généralement stables à travers les années, peu importe les changements que peut subir l’organigramme en fonction des changements organisationnels.

Le plan de classification est structuré selon une hiérarchie logique et souple. Il s’appuie sur le principe du "général" au "particulier" qui permet d’utiliser jusqu’à quatre (4) niveaux de regroupement, selon des besoins spécifiques ou si le volume des documents le justifie.

La structure hiérarchique s’accompagne d’un système de cotation numérique qui offre neuf (9) ramifications possibles pour chaque niveau de classification. Chaque élément de ce système de cotation s’appelle "indice de

classification" ou "cote".La structure hiérarchique permet de comprendre comment une grande fonction de l’organisme se subdivise logiquement en activités plus précises, elle permet d’assurer une continuité dans la façon de documenter l’évolution des activités de l’organisme, elle permet de mieux repérer et interpréter l’information qui se trouve ainsi toujours dans son contexte d’origine et elle permet que chaque document ait une seule place dans son niveau hiérarchique ce qui facilite son classement et son repérage.

 

Le plan de classification des documents communs (arrêté du Premier ministre du 29 décembre 2001) est présenté sous forme hiérarchique : l’indication de chaque niveau (classe, sous classe, division et sous-division) se fait par un intitulé et par l’indice de classification qui lui correspond.

Classe : 3000 Gestion des ressources financières

Sous-classe : 3100 Préparation du budget

Division : 3170 Changement dans le budget

Sous-division : 3171 Demande de crédit supplémentaires

L’index permet un repérage direct à la structure hiérarchique du plan de classification.

Les descripteurs, accompagnés d’un indice de classification, sont classés par ordre alphabétique et peuvent être accompagnés, au besoin, de renvois vers d’autres termes plus appropriés ou vers d’autres termes associés.

 

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