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Le calendrier des délais de conservation

Les services et organismes publics doivent élaborer un calendrier des délais de conservation de leurs documents afin de gérer efficacement les documents, l’espace, le matériel et les effectifs.

L’application du calendrier de conservation assure une meilleure productivité et une gestion administrative plus efficace et permet de :

 

  • diminuer la masse documentaire, ce qui représente une économie en espaces et en équipements de rangement ;
  • faciliter le repérage des documents actifs ; 
  • assurer le transfert des documents devenus semi-actifs vers le service des archives ;
  • éviter l’entreposage des documents qui n’ont plus de valeur ni pour l’organisme, ni pour la recherche ;
  • protéger les documents confidentiels ;
  • assurer la sélection des archives pour la sauvegarde du patrimoine national tunisien.

Le calendrier de conservation est un instrument de gestion – entièrement intégré au processus administratif – qui regroupe les règles de conservation dont se dote une institution pour rationaliser la gestion et la conservation de ses archives.

Le calendrier des délais de conservation des documents communs : (Arrêté du Premier ministre du 03 octobre 2000)

C’est un ensemble de règles qui fixent le cycle de vie de chaque type de document ou de dossier depuis sa création jusqu’à sa destination finale.

Il indique pour chaque type de document :

 

  • la période pendant laquelle il est conservé à la portée des agents qui l’utilisent dans l’exercice de leur activité ;
  • la période pendant laquelle il est conservé comme archives intermédiaires dans des locaux aménagés à cette fin ;
  • le sort à réserver au document ou dossier après l’expiration de la période de conservation qui est soit l’élimination soit le versement aux Archives nationales.

Le calendrier des délais de conservation des documents communs (arrêté du Premier ministre du 3 octobre 2000) est construit sur la base de ces principes.

Son application a déjà permis de décongestionner plusieurs locaux d’archives dans différents ministères et organismes.

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